メールだって印象が大事です…「ビジネスメール活用術」に注目しよう!

メールだって印象が大事です。仕事に必要な「ビジネスメール活用術」をまとめてみました!

○みんな悩む「メールの送り方」


出典 amanaimages.com

「ビジネスメール活用術」をまとめてみました!

○お詫びメールは速さが大事


出典 amanaimages.com

お詫びする側の責任回避や対応の悪さでトラブル事例が多いケースですが、こちらに非がある場合は、迅速に謝罪・お詫びの言葉をお送りする必要があります。
出典 失態お詫びメール例文【謝罪メール文例】

大切なのはミスした後の対応の仕方であり、ミスに対する謝罪やお詫びの仕方によって周囲からの評価が決まるといっても過言ではない。
出典 お詫びの気持ちが伝わる“謝罪メール”の書き方と例文8選|仕事のミスの取り戻すメール文とは?|U-NOTE [ユーノート]

お詫びの論点を明確にし、言い訳や責任転嫁をせず現状を伝えましょう。状況を互いに正確に把握することで誤解を防ぎます。
出典 メールだって印象が大事! 基礎から学ぶビジネスメール塾 第一回 相手に気持ちが伝わる「お詫び」のメール | 20代の”はたらき”データベース『キャリアコンパス』- by DODA –

口頭で謝罪した後にメールをするのが正しい流れ
出典 amanaimages.com

直接謝れない場合は、電話でお詫びの気持ちを伝えて謝罪し、その後メールで再度謝るのがベストだ。
出典 お詫びの気持ちが伝わる“謝罪メール”の書き方と例文8選|仕事のミスの取り戻すメール文とは?|U-NOTE [ユーノート]

お詫びメールを送る場合、先に口頭で謝罪をしておく必要があります。
出典 謝罪の誠意が伝わるお詫びメールの鉄板フレーズと例文10選【状況別】 | キャリアパーク[ビジネス]

ミスをした後やトラブルを起こしてしまった際は、迅速に対応することが大切である。
出典 お詫びの気持ちが伝わる“謝罪メール”の書き方と例文8選|仕事のミスの取り戻すメール文とは?|U-NOTE [ユーノート]

○日程調整メールの書き方


出典 amanaimages.com

普段はメールや電話を中心にクライアントとコミュニケーションをとっていても、時には直接会って打ち合わせをすることもあるでしょう。
出典 メールだって印象が大事! 基礎から学ぶビジネスメール塾 第二回 クライアントとの打ち合わせ日程調整メールの書き方 | 20代の”はたらき”データベース『キャリアコンパス』- by DODA –

正しいメール文の書き方を覚えることは、ビジネスをスムーズに進める上で必要不可欠です。
出典 打ち合わせ・日程調整メールのポイント5選とビジネスで使える例文3選 | マナラボ

ビジネスにおいて、日程調整をしたいときに、顧客や社内メンバーとメールでやりとりをすることも多いはずです。
出典 日程調整メールの書き方・ビジネスで使える日程調整メール例文3つ-ビジネスマナーを学ぶならMayonez

具体的な日時を候補に出すことが望ましい
出典 amanaimages.com

「○月○日の午前または△月△日の14時以降」のように、具体的な日時を、3〜5つ候補に出すことが望ましいでしょう。
出典 日程調整メールの書き方・ビジネスで使える日程調整メール例文3つ-ビジネスマナーを学ぶならMayonez

丁寧語や謙譲語などを理解してメール文で正しく使うことが大切です。また、相手の役職など肩書きにも注意しましょう。
出典 打ち合わせ・日程調整メールのポイント5選とビジネスで使える例文3選 | マナラボ

会話の構成が変わるようにメールの文章も変わりますので、相手との関係や状況を見て書き分けてくださいね。
出典 メールだって印象が大事! 基礎から学ぶビジネスメール塾 第二回 クライアントとの打ち合わせ日程調整メールの書き方 | 20代の”はたらき”データベース『キャリアコンパス』- by DODA –

○お礼の気持ちが伝わるメール


出典 amanaimages.com

お礼の気持ちを伝える最も代表的な言葉が「ありがとうございます」。これを使えば誤解なく誰にでもその気持ちが伝わります。
出典 気持ちが伝わる「メールのお礼」シーン別文例集 | プレジデントオンライン

タイミングを逃さずに「ありがとうございます」と伝えることができれば、この先の仕事や人間関係も円滑に進むはず。
出典 メールだって印象が大事! 基礎から学ぶビジネスメール塾 第三回 クライアントや上司へ。お礼の気持ちが伝わるメール | 20代の”はたらき”データベース『キャリアコンパス』- by DODA –

より良い印象を与えるメールで、一歩先を行くビジネスパーソンを目指しましょう。
出典 【シーン別】ビジネスメールにおける「お礼」の書き方 | オトナンサー

速やかにお礼をする
出典 amanaimages.com

件名だけで内容が相手に伝わるようにします。
出典 【シーン別】ビジネスメールにおける「お礼」の書き方 | オトナンサー

さらに、件名の後に(A会社・川道映里)などと、カッコ内に社名と自分の名前を書くとわかりやすい件名になります。
出典 【シーン別】ビジネスメールにおける「お礼」の書き方 | オトナンサー

大きな手助けを受けたときは、「メールを送ったから」と思わず、対面で速やかにお礼をすることも忘れないでください。
出典 気持ちが伝わる「メールのお礼」シーン別文例集 | プレジデントオンライン

「本日はお時間をいただきありがとうございます。」「昨日はお時間をいただきありがとうございます。」とメールを送ったほうが誠実な印象を与えます。
出典 メールだって印象が大事! 基礎から学ぶビジネスメール塾 第三回 クライアントや上司へ。お礼の気持ちが伝わるメール | 20代の”はたらき”データベース『キャリアコンパス』- by DODA –

○クライアントへ送る報告メール


出典 amanaimages.com

ビジネスメールは、仕事の進捗やトラブルの報告、受注や達成といった業務連絡だけでなく、結婚や退職を伝える際などさまざまな場面で必要となります。
出典 恥をかかないための報告メールの基本ポイント【日本語・英語例文つき】 | リクナビNEXTジャーナル

転勤や異動は組織の中で行われるため事務的になりがちですが、その際のあいさつにビジネスセンスが投影されることも。
出典 メールだって印象が大事! 基礎から学ぶビジネスメール塾 第四回  転勤や異動が決まったとき――クライアントへ送る報告メールの基本 | 20代の”はたらき”データベース

社外に送るメールは、丁寧な言い回しや文章を心がける事が優先されますが、社内メールは「簡潔に・分かり易く」が求められます。
出典 ビジネスにおける社内メールの送り方 謝罪や報告など例文解説 | マナラボ

「時間がないからメールで済ませているわけではない」という姿勢
出典 amanaimages.com

仕事の進捗状況はもちろん、結婚や産休などさまざまな報告に必要となるビジネスメール。
出典 恥をかかないための報告メールの基本ポイント【日本語・英語例文つき】 | リクナビNEXTジャーナル

メールで報告をするときに最も気をつけたいのは、「時間がないからメールで済ませているわけではない」という姿勢で書くことです。
出典 メールだって印象が大事! 基礎から学ぶビジネスメール塾 第四回  転勤や異動が決まったとき――クライアントへ送る報告メールの基本 | 20代の”はたらき”データベース

依頼をする場合は「お忙しい中恐縮ですが」や「お手数をお掛け致しますが」などといった相手への気遣いの言葉を添えるようにしましょう。
出典 ビジネスにおける社内メールの送り方 謝罪や報告など例文解説 | マナラボ

○ファイルを添付する際の作法


出典 amanaimages.com

みなさんは日々の業務でビジネスメールに資料を添付して送受信していますか?
出典 ビジネスメールの基本!添付ファイルを送るときの基本とマナー | kuguru[クグル]

ワードやエクセル、パワーポイント、写真や画像などのデジタルデータを添付し、ボタン一つで送ることができるメール
出典 メールだって印象が大事! 基礎から学ぶビジネスメール塾 第五回 無意識にやっていませんか? ファイルを添付する際の作法とは | 20代の”はたらき”データベース

しっかりとルールとマナーを確認しないと受信者の迷惑になることや、最悪の場合には重大なセキュリティ漏洩事故にもつながる可能性があります。
出典 ビジネスメールの基本!添付ファイルを送るときの基本とマナー | kuguru[クグル]

添付ファイルのサイズにも配慮すべし
出典 amanaimages.com

確実に添付ファイルを開いてもらうためには、メール内に添付ファイルがあることを簡潔に記載しておくと良いでしょう。
出典 【ビジネスメール初心者向け】メールで添付ファイルを送付する際のマナー | リクナビNEXTジャーナル

ルールに関しては、各々が所属する会社や組織のセキュリティポリシーやコンプライアンスに従いましょう!
出典 メールにファイルを添付するときのビジネスマナーとおすすめファイル送信サービス | 東京上野のWeb制作会社LIG

一般的なマナーとして、最大で3MB(できれば2MB程度)に収めるのが良いでしょう。
出典 【ビジネスメール初心者向け】メールで添付ファイルを送付する際のマナー | リクナビNEXTジャーナル

コメント

タイトルとURLをコピーしました